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Fichier prospection Excel gratuit : le modèle simple

Mis à jour le 26 octobre 2026 · TakeTheLead

Un fichier de prospection sur Excel suffit largement pour démarrer. Pas besoin de logiciel payant : un tableau bien pensé, quelques colonnes et deux ou trois formules font l'essentiel. Ce guide donne un modèle de fichier de prospection Excel gratuit, à recopier en dix minutes, et la façon de s'en servir au quotidien.

Ce qu'un bon fichier de prospection doit faire

Un fichier de prospection sert à deux choses :

• Savoir qui appeler : le nom de l'entreprise, son activité, sa ville, le dirigeant et le téléphone.
• Savoir où on en est : qui a été appelé, ce qu'il a répondu, quand le rappeler.

La plupart des fichiers ratent le deuxième point. On a une belle liste, on appelle, puis on ne sait plus qui a dit « rappelez-moi en janvier ». Le modèle ci-dessous règle ce problème.

Le modèle : les colonnes à créer

Créez une feuille « Prospects » avec une ligne par entreprise et ces colonnes, dans cet ordre.

Colonnes sur l'entreprise

• A. Entreprise : le nom commercial, celui que le dirigeant reconnaît au téléphone.
• B. SIREN : il évite les doublons et permet de vérifier l'entreprise sur l'annuaire officiel.
• C. Activité : le métier en clair (plombier, agence immobilière, restaurant).
• D. Ville et E. Département : pour organiser les appels par zone, ou une tournée de visites.
• F. Dirigeant : le prénom et le nom. Demander quelqu'un par son nom change tout l'appel.
• G. Téléphone : un seul numéro par cellule, au même format partout.
• H. Email : s'il est connu.
• I. Site web : vide si l'entreprise n'en a pas. Très utile si vous vendez des sites ou de la visibilité.

Colonnes de suivi

• J. Statut : une liste courte et fixe (voir plus bas).
• K. Date du dernier contact.
• L. Résultat : une phrase courte, par exemple « a déjà un prestataire, contrat jusqu'en juin ».
• M. Date de rappel : la colonne la plus importante du fichier.
• N. Source : d'où vient la ligne (fichier acheté, salon, recommandation). Utile pour savoir ce qui marche.

Mettez la ligne de titres en gras, puis utilisez « Figer les volets » pour la garder visible. Activez aussi les filtres (onglet Données, puis Filtrer).

Des statuts simples et fixes

Le piège classique : chacun écrit son statut à sa façon (« à rappeler », « rappeler », « RAPPEL lundi »). Impossible ensuite de filtrer. Créez plutôt une liste déroulante (Données, puis Validation des données, puis Liste) avec ces valeurs :

• À appeler : jamais contacté.
• Pas joint : répondeur ou absent. Notez combien de tentatives.
• À rappeler : intéressé ou « pas maintenant », avec une date de rappel.
• Rendez-vous : un échange est prévu.
• Client : signé.
• Pas intéressé : refus clair. On n'insiste pas.
• Ne plus contacter : la personne a demandé à ne plus être sollicitée. À respecter sans exception.

Six ou sept statuts suffisent. Au-delà, plus personne ne s'en sert.

Trois formules utiles

Ces formules sont pour Excel en français. Elles marchent aussi dans Google Sheets et LibreOffice.

Repérer les rappels du jour

Dans une colonne O, écrivez en O2 :

`=SI(ET(M2<>"";M2<=AUJOURDHUI());"À rappeler aujourd'hui";"")`

Recopiez vers le bas. Chaque matin, filtrez cette colonne : voilà votre liste d'appels prioritaires.

Compter les prospects par statut

Sur une deuxième feuille « Bilan », écrivez chaque statut en colonne A, puis en B2 :

`=NB.SI(Prospects!J:J;A2)`

Vous voyez en un coup d'œil combien de lignes restent à appeler et combien de rendez-vous sont pris.

Mettre en couleur les rappels en retard

Sélectionnez la colonne M, puis Accueil, Mise en forme conditionnelle, « Inférieur à », et tapez `=AUJOURDHUI()`. Choisissez un fond rouge. Les rappels oubliés sautent aux yeux.

Remplir le fichier

Le modèle est gratuit. Le plus long, c'est de le remplir. Trois options :

• À la main : Google Maps, annuaires, sites des chambres de métiers. C'est gratuit, mais on passe des heures, et le dirigeant manque souvent. Le guide fichier de prospection gratuit détaille les sources officielles.
• Depuis la base SIRENE : elle donne le SIREN, l'activité et l'adresse de toutes les entreprises, en données ouvertes sur data.gouv.fr. Mais ni téléphone, ni dirigeant facile à joindre.
• Avec un fichier prêt à l'emploi : sur TakeTheLead, chaque fiche a déjà le SIREN, le téléphone et le dirigeant, revérifiés chaque mois. Il suffit de coller les colonnes dans votre modèle. Par exemple, le fichier des plombiers contient plus de 1 700 entreprises.

Coller un fichier dans le modèle sans tout casser

• Si le fichier arrive en CSV, ouvrez-le depuis Excel avec Données, puis « À partir d'un fichier texte/CSV ». Les accents et les zéros des numéros restent intacts.
• Mettez la colonne Téléphone au format Texte avant de coller, sinon Excel supprime le zéro du début.
• Supprimez les doublons avec Données, puis « Supprimer les doublons », en vous basant sur le SIREN.
• Mettez « À appeler » dans la colonne Statut de toutes les nouvelles lignes.

S'en servir chaque semaine

Un fichier ne sert que s'il est tenu à jour. Une routine simple :

1. Le lundi : filtrez « À appeler » sur un seul métier et une seule zone. Prenez une trentaine de lignes pour la semaine. 2. Chaque jour : commencez par les rappels du jour, puis les nouveaux appels. Remplissez Statut, Date et Résultat juste après chaque appel, pas le soir. 3. Le vendredi : regardez la feuille Bilan. Combien d'appels, combien de rendez-vous ? Changez d'accroche ou de métier si rien ne bouge.

Pour savoir quoi dire au téléphone, voir le script de prospection téléphonique.

Les règles à respecter

En France, la prospection par email entre professionnels est possible si le message est en rapport avec la fonction de la personne. Chaque message doit permettre de refuser les suivants : c'est le rôle du statut « Ne plus contacter ». Le démarchage téléphonique est soumis à Bloctel. La CNIL détaille la prospection par email.

Questions fréquentes

Excel ou un CRM ?

Pour une personne seule, Excel ou Google Sheets suffit. Un CRM devient utile quand plusieurs commerciaux partagent les mêmes prospects, ou quand on dépasse quelques centaines de lignes actives.

Faut-il une feuille par métier ?

Non. Gardez une seule feuille et utilisez la colonne Activité avec les filtres. Plusieurs feuilles créent des doublons et des oublis.

Combien de lignes mettre au départ ?

Peu. Une centaine de lignes bien ciblées valent mieux qu'une énorme liste qu'on n'appellera jamais. Ajoutez des lignes quand les premières sont traitées.

Passer à l'action

Recopiez le modèle, puis remplissez-le avec un premier lot ciblé : un métier, une zone. Chaque fiche coûte 3 centimes HT, et une commande démarre dès 1 € HT, sans abonnement : composer votre fichier.